Kurz gesagt: Eigene Software statt SaaS lohnt sich für KMU dann, wenn ein Standard-Tool wie HubSpot nur einen Bruchteil seiner Features abdeckt, die man tatsächlich braucht. Eine schlanke Web-App, die genau die eigenen Prozesse abbildet, spart laufende Kosten und passt exakt - kostet aber Zeit in der Konzeption und muss selbst gepflegt werden.
99,7 Prozent der österreichischen Unternehmen sind KMU mit unter 250 Mitarbeitern. Die großen SaaS-Systeme wie HubSpot, Salesforce oder SAP sind aber für Konzern-Anforderungen gebaut: mehrstufige Vertriebsteams, komplexe Freigabeprozesse, hunderte Automatisierungsregeln. Ein Betrieb mit zehn Mitarbeitern zahlt für dieselben 100 Prozent Features und nutzt davon vielleicht 10 Prozent. Genau hier setzt die Idee an, eigene Software statt SaaS zu bauen - kein Nischenprodukt für Konzerne, sondern ein System, das exakt die eigenen Abläufe abbildet.
Wofür HubSpot & Co wirklich gebaut sind
HubSpot, Salesforce und vergleichbare Plattformen sind Baukästen für sehr unterschiedliche Firmengrößen. Das bedeutet: viele Module, viele Einstellungen, viele Preisstufen. Ein kleiner Handwerksbetrieb oder ein Beratungsunternehmen mit zehn bis dreißig Mitarbeitern braucht davon oft nur einen kleinen Ausschnitt - meist Kontaktverwaltung, ein bisschen Pipeline-Übersicht und eine simple Wiedervorlage.
Das Problem ist nicht die Qualität dieser Tools. Das Problem ist der Preis pro genutzter Funktion. Wer für ein Starter-Paket 50 Euro im Monat zahlt und nur die Kontaktliste nutzt, zahlt effektiv für Features, die nie zum Einsatz kommen. Bei mehreren Lizenzen im Team summiert sich das schnell.
Der Case: Eigenes CRM statt HubSpot-Lizenzen
In einem eigenen Projekt hatte ich genau diese Situation: HubSpot für Kontaktverwaltung, ein separates Tool für die Rechnungslegung, eine Excel-Tabelle für die Zeiterfassung. Drei Systeme, drei Logins, keine Verbindung zwischen den Daten. Wer wissen wollte, wie viel Zeit ein Kunde tatsächlich gekostet hat, musste zwischen drei Programmen hin- und herspringen.
Die Lösung war eine schlanke Web-App, die alle drei Bereiche in einem System zusammenführt: Kontakte und Kommunikationsverlauf, DSGVO-konforme Rechnungslegung und Zeiterfassung pro Projekt. Kein Feature-Overkill, sondern genau die Felder und Automatisierungen, die im Alltag gebraucht werden. Ähnlich bin ich auch bei MT Planning vorgegangen, wo eine interne Web-App eine ganze Kette an Insellösungen ersetzt hat.
Eine eigene Software muss nicht alles können, was ein Konzern-Tool kann - sie muss nur alles können, was der eigene Betrieb tatsächlich braucht.
Was die eigene Lösung kann - und was nicht
Die eigene Web-App deckt heute drei Kernprozesse ab:
- Kontaktverwaltung mit Notizen, Status und Wiedervorlage
- Rechnungserstellung mit DSGVO-konformer Datenhaltung, ohne separaten Rechnungs-Anbieter
- Zeiterfassung pro Kunde, direkt verknüpft mit der Rechnung
Was sie bewusst nicht kann: Marketing-Automatisierung mit E-Mail-Kampagnen, komplexe Lead-Scoring-Modelle oder eine Vertriebspipeline für ein zehnköpfiges Sales-Team. Das ist auch nicht das Ziel. Die App ist auf den eigenen Betrieb zugeschnitten, nicht auf jeden denkbaren Anwendungsfall.
Vorteile und Nachteile im Alltag
Der größte Vorteil zeigt sich beim Blick auf die monatliche Kostenaufstellung: Statt drei bis vier Einzeltools zu bezahlen, läuft alles in einem System. Nach meiner Erfahrung liegt die Ersparnis bei einem kleinen Team im Bereich von 50 bis 100 Euro im Monat, je nachdem welche Tools vorher im Einsatz waren. Dazu kommt der Zeitgewinn, weil Daten nicht mehr manuell zwischen Systemen übertragen werden müssen.
Die Nachteile gehören genauso zur Wahrheit dazu:
- Die Konzeptionsphase kostet Zeit. Bevor eine Zeile Code geschrieben wird, muss klar sein, welche Prozesse tatsächlich gebraucht werden.
- Wartung und Updates liegen jetzt in der eigenen Verantwortung oder bei einem externen Dienstleister - es gibt keinen Anbieter, der automatisch neue Features nachliefert.
- Bei starkem Wachstum kann eine selbst gebaute Lösung an Grenzen stoßen, die ein etabliertes SaaS-Produkt längst gelöst hat, etwa bei Skalierung auf viele hundert Nutzer.
- Compliance-Themen wie Zertifizierungen oder Audit-Nachweise übernehmen große SaaS-Anbieter oft automatisch mit, eine Eigenentwicklung muss das selbst nachweisen.
Wo SaaS trotzdem gewinnt
Ehrlich betrachtet ist eigene Software kein Ersatz für jedes SaaS-Produkt. Wer ein großes Vertriebsteam mit komplexen Freigabeprozessen führt, mehrere hundert Nutzer verwalten muss oder auf zertifizierte Compliance-Nachweise angewiesen ist, fährt mit einem etablierten Anbieter meist besser. Auch der Wartungsaufwand darf nicht unterschätzt werden: Ein SaaS-Anbieter kümmert sich um Sicherheitsupdates, Server und neue Funktionen. Bei einer Eigenentwicklung übernimmt das entweder man selbst oder ein Partner, der die App langfristig betreut.
Fazit
Für kleine Teams mit klar umrissenen, wiederkehrenden Prozessen ist eine eigene Web-App oft die wirtschaftlichere Lösung - besonders wenn mehrere SaaS-Abos parallel laufen und sich nur teilweise überschneiden. Für Unternehmen mit komplexen, wachsenden Anforderungen oder strengen Compliance-Vorgaben bleibt ein etabliertes SaaS-System die sicherere Wahl. Wer sich unsicher ist, sollte zuerst die eigenen Prozesse auflisten und dann prüfen, wie viel davon ein Standard-Tool tatsächlich abdeckt. Wer diesen Weg gehen will, findet in der Web-App-Entwicklung den passenden Ausgangspunkt für ein Konzeptgespräch.
FAQ
Was bedeutet “eigene Software statt SaaS” konkret? Damit ist gemeint, dass ein Unternehmen statt mehrerer Standard-Abos wie HubSpot oder Salesforce eine individuell entwickelte Web-App einsetzt, die genau die eigenen Prozesse abbildet. Das reduziert laufende Lizenzkosten und verhindert, dass für ungenutzte Features bezahlt wird.
Ist eine eigene Web-App günstiger als ein SaaS-Abo? Bei den laufenden Kosten oft ja, weil keine monatlichen Lizenzgebühren pro Nutzer anfallen. Die Entwicklungskosten am Anfang müssen aber gegen die eingesparten Abo-Kosten über mehrere Jahre gerechnet werden, damit sich die Investition wirklich lohnt.
Für welche Unternehmen eignet sich eigene Software statt SaaS? Am besten eignet sich das Modell für Betriebe mit klar definierten, wiederkehrenden Prozessen und einem überschaubaren Team, die nur einen kleinen Teil der Funktionen großer SaaS-Plattformen nutzen. Für stark wachsende Unternehmen mit komplexen Anforderungen ist ein etabliertes SaaS-System meist die sicherere Wahl.
Wer kümmert sich um Wartung und Sicherheit bei einer Eigenentwicklung? Das übernimmt entweder das Unternehmen selbst mit eigenem Entwicklerteam oder ein externer Partner, der die App langfristig betreut. Anders als bei SaaS gibt es keinen Anbieter, der automatisch Updates und Sicherheitspatches ausrollt.
Ist eine eigene Lösung DSGVO-konform? Ja, sofern sie von Anfang an entsprechend konzipiert wird, etwa mit Hosting in der EU und klaren Regeln zur Datenspeicherung. Der Vorteil gegenüber manchen SaaS-Anbietern: Man weiß genau, wo und wie die Daten verarbeitet werden, statt sich auf die Zusicherungen eines Drittanbieters zu verlassen.
